Zeitmanagement al Pomodoro

Zeitmanagement al Pomodoro

Francesco Cirillo, u. a. Experte für Zeitmanagement, entwickelt in den 1980er Jahren diese Methode zur Produktivitätssteigerung, für die er einen Kurzzeitwecker verwendet, der wie eine Tomate aussieht. 

Er unterteilt Aufgaben in Abschnitte von 25 je Minuten - die sogenannten Pomodori - und Pausenzeiten von je 5 Minuten. Weltweit erledigen nun schon Millionen Menschen ihre Aufgaben mit der Tomate und sind von dieser Methode begeistert. Wenn ihr noch nie davon gehört habt, probiert es unbedingt aus! Wer schon Bescheid weiß, kann ja wieder mal mit der Tomate „üben“ und sich an der positiven Wirkung erfreuen. Speziell darüber, wie effizient sich Aufgaben mit der Tomate erledigen lassen.

Habt ihr manchmal so viel zu tun, dass ihr nicht wisst, wo ihr anfangen sollt? Ist es schwierig, endlich mit der langweiligen Buchhaltung zu beginnen? 

Konzentrationsstörungen machen so eine Situation nicht einfacher. Immer wieder berichten Frauen, dass sie besonders im Wechsel nicht nur mit Hitzewallungen, Schweißausbrüchen oder Schlafstörungen konfrontiert sind, sondern dass sie sich auch weniger gut konzentrieren können. 

Was also tun, wenn ein Berg unerledigter Aufgaben wartet, eine unverlockender, als die Andere? Auf morgen vertagen? Kurz in Panik verfallen? Erst mal ein entspannendes Bad?

Als erstes eliminiert ihr sämtliche Störfaktoren. Im Klartext: Telefon, Nachrichten, E-Mails, alle ablenkenden Programme oder Apps abschalten. Auf diese Weise habt ihr mehr Energie, euch auf eure Aufgaben zu konzentrieren. 

Danach erstellt ihr eine Liste mit allen offenen Aufgaben und sortiert sie nach Dringlichkeit. Jetzt kann es auch schon los gehen. Wir stellen vor:

Pomodoro

  • 25 Minuten konzentriertes Arbeiten
  • wird belohnt mit 5 Minuten Pause
  • nach insgesamt 2 Stunden („4 Pomodori“) gönnt ihr euch eine halbe Stunde Pause 

Fokus auf die Details

Den ersten Schritt setzt ihr mit einer Optimierung eurer Abläufe. Bald werdet ihr feststellen, woran kein Weg vorbei führt: 

Machen - Analysieren - Verbessern - Wiederholen

Schaut nach jeder erledigten Aufgabe, ob ihr sie „im flow“ erledigen konntet, bzw. was euch aufgehalten hat. Zum Beispiel wenn ihr eure Winterschuhe wegräumen wollt und mittendrin drauf kommt, dass ihr nicht genug Schachteln dafür habt. Ihr habt Make-up und Lippenstift schon aufgetragen, die Zähne aber noch nicht geputzt? Wie gesagt, mit der Pomodoro-Methode lassen sich so gut wie sämtliche Lebensbereiche organisieren und die Konzentrationsfähigkeit trainieren.


 

25 Minuten ohne Störfaktoren sind 25 produktive Minuten
25 Minuten ohne Störfaktoren sind 25 produktive Minuten

 


Sooo viele Vorteile

Die Pomodoro-Methode ist für jeden anwendbar. Egal, ob ihr berufstätig seid oder nicht, egal um welche Aufgaben es sich handelt, ihr könnt alles nach diesem Prinzip erledigen. Wir haben für euch die Vorteile zusammengefasst:

  • Die Hürde des Anfangs wird kleiner 
    25 Minuten sind überschaubar. Besonders gut eignet sich Pomodoro wenn ihr euch unmotiviert fühlt. Die Aussicht darauf, in 25 Minuten etwas Anderes machen zu dürfen, lässt einen schneller in die Gänge kommen. Deshalb wirkt das Arbeiten mit „der Tomate“ verlässlich gegen Prokrastination.

  • Prioritäten setzen 
    Nicht nur die Einteilung der Aufgaben ist wichtig, zu einem reibungslosen Ablauf gehört auch das Sortieren. Wichtige Aufgaben - was nicht immer die dringendsten sein müssen - kommen zuerst.

  • Motivation durch Abhaken 
    Bei fünf Haken auf eurer To-Do-Liste nach zwei Stunden wird sich das wohlige Gefühl von „geschafft“ ausbreiten. Eine tolle Sache!

  • Rasche Entscheidungen 
    Empfohlen wird, immer die ersten 25 Minuten einer Pomodoro-Session für die Planung des Tages zu reservieren. Soll sich wirklich alles ausgehen, müssen Entscheidungen schnell geplant und umgesetzt werden.

  • Fokussiert auf eine Aufgabe
    Schritt für Schritt geht meistens schneller und erschöpft weniger. Vielleicht konntet ihr diese Reaktion bei euch selbst schon einmal beobachten?

  • Konzentriertes Arbeiten wird kontinuierlich geübt
    Oft springen die Gedanken umher und lenken uns ab. Diese Methode hilft euch, den Fokus zu setzen.

  • Ihr verbessert eure Konzentrationsfähigkeit
    Fokus und Konzentration wird trainiert und stetig verbessert.

  • Übliche Zeiträuber wie Telefon, Nachrichten, E-Mails usw. haben Pause
    Eine Begrenzung auf 25 Minuten beschränkt die Zeit, die ihr für diese Zeiträuber aufwendet. Ihr werdet überrascht sein, was ihr in 25 Minuten weiterbringt - wenn ihr euch darauf konzentriert.

  • Keine Unterbrechungen oder Ablenkungen
    Pomodoro funktioniert allerdings wirklich nur, wenn ihr alle Ablenkungen abschaltet. Nachrichtendienste oder Programme, die für eine Aufgabe nicht nötig sind, abdrehen. Läuft die Stoppuhr mit, habt ihr auch einfach keine Zeit mehr für Ablenkungen.

  • Bewusstsein über die Arbeitsabläufe schaffen
    Eine straffe Planung verdeutlicht, was warum mit eurer Zeit passiert.

  • Herrliche Befreiung
    Spürt selbst, wie befreiend es ist, ohne schlechtem Gewissen die Zeiträuber abzudrehen, die Stille im Kopf wahrzunehmen und den Fokus auf das Wesentliche zu lenken.

  • Für eine Aufgabe nicht mehr Zeit aufwenden, als notwendig
    Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass eine Aufgabe exakt so viel Zeit braucht, wie man ihr zugesteht. Gebt ihr euch für die Beantwortung der E-Mails im Posteingang 30 Minuten, werdet ihr mindestens genauso lange dafür brauchen. Ihr könntet aber schon in der Hälfte der Zeit fertig sein. Habt ihr schon einmal darüber nachgedacht, Sprachnachrichten zu verschicken?

  • Umfangreiche Aufgaben werden in kleinere „Portionen“ zerteilt
    Gleichzeitig fallen euch vielleicht Arbeitsschritte auf, die euch unnötige Zeit kosten. 

  • Gleiche oder ähnliche Aufgaben zu einem Aufgaben-Block bündeln 
    Sind die Einzelaufgaben zu klein für 25 Minuten, können jeweils mehrere kleine Aufgaben zusammengefasst werden: mehrere Angebote oder Rechnungen verschicken, mehrere Rückrufe erledigen, die Emails bearbeiten. Das bringt euch in diesen speziellen und konzentrierten Modus für die Aufgaben und ihr erledigt sie effizienter.

  • Festlegen einer Reihenfolge
    So ergeben sich damit vielleicht schon die idealen Voraussetzungen für euren nächsten Tag. 

  • Das Setzen von Prioritäten macht sichtbar, was möglich ist und was nicht
    Vielleicht sehen die Aufgaben auf der Liste nicht so intensiv aus. Wenn ihr sie auf mehrere „Pomodori“ aufteilt, wird deutlich, was sich ausgehen wird und was ihr verschieben solltet.

  • Unbedingt Pausen machen 
    Und zwar richtige! Überlegt einmal, wie lange ihr gewöhnlich ohne Pause durcharbeitet. Und wie viele schöne, erholsame Pausen euch zum Beispiel gestern entgangen sind! Mit dem Pomodoro könnt ihr nur gewinnen!

  • Verbesserte Arbeitsvorbereitung 
    Für die ungestörte Nutzung eines Pomodoro ist es hilfreich, vorher genau zu überlegen, welche Utensilien ihr für diese Aufgabe braucht, zum Beispiel Mappen, Stifte, Programme? Lücken fallen euch sofort auf und ihr wisst, was noch auf die To-Do-Liste gehört.

  • Ihr entwickelt ein Gefühl dafür, wie lange ihr wofür braucht 
    Verliert nicht den Mut, wenn es am Anfang nicht so gut klappen sollte. Bleibt am Ball und übt kontinuierlich, dann werdet ihr es eines Tages "gespeichert" haben. Manchmal gestalten sich Aufgaben umfangreicher, als erwartet oder ihr seid viel schneller fertig. Das alles macht überhaupt nichts. Wer vor Ablauf der 25 Minuten fertig ist, hat Pausenzeit gewonnen. 

  • Ruft euch immer wieder den Gedanken-Kreislauf „Arbeiten - Analysieren - Verbessern - Wiederholen“ ins Gedächtnis. 

Häufige Pausen fördern und erhalten die physische und psychische Beweglichkeit
Häufige Pausen fördern und erhalten die physische und psychische Beweglichkeit


Noch eine halbe Stunde, bis ihr wegmüsst? Die Aussicht genießen? Mit Pomodoro trainiert ihr, die knappsten Zeiten sinnvoll zu nutzen. Das kann natürlich auch eine sinnvolle Pause sein. 

Dieser Beitrag wurde mit der Pomodoro-Technik geschrieben.
Fazit: Durch das Abschalten der Störfaktoren und die Einteilung in „Pomodori“ war es möglich, wirklich konzentriert zu arbeiten und schneller voran zu kommen.

Etwas, das sich mit der Tomate super erledigen lässt, findet ihr hier:

Zusammenstellung einer Reiseapotheke

Nützliches und Wissenswertes zum Thema Wechseljahre findet ihr in unserem Blog.

 

 

Photo by Immo Wegmann on Unsplash
Photo by Bram Naus on Unsplash
Photo by Zoltan Tasi on Unsplash

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